Quando Marco, IT manager di un'azienda mid-market, ha iniziato a valutare un software per automatizzare l'inserimento di ordini e fatture, ha fatto quello che farebbe qualunque responsabile IT prudente: ha chiesto un piano di progetto.
Si aspettava la solita risposta: analisi dei requisiti, kickoff, sviluppo, test, formazione degli utenti, go-live.
Tre, forse quattro mesi, nella migliore delle ipotesi.
Lo aveva già vissuto con un altro progetto di automazione, qualche anno prima: settimane passate a specificare regole a un system integrator, altre settimane per vederle implementate, e poi il primo cambiamento di processo che rimetteva tutto in discussione.
Con RIV4, la prima sorpresa è arrivata già alla demo: non un elenco di funzionalità, ma una sessione in cui gli ha semplicemente descritto cosa voleva ottenere.
"Quando arriva un DDT, voglio che il numero d'ordine, la quantità e il codice prodotto vengano confrontati con l'anagrafica articoli. Se non corrispondono, blocca e avvisami."
Nessun modulo da compilare, nessuna specifica tecnica da scrivere per un developer. Nel giro di pochi giorni, quel processo era già attivo — non in un ambiente di test isolato, ma sui documenti reali della sua azienda.
Questa è la parte meno raccontata, e più sottovalutata, di un IDP fatto bene: non conta solo cosa il sistema riesce a leggere, ma quanto è complicato dirgli cosa fare.
Ed è proprio qui che la maggior parte dei progetti di automazione documentale si arena.
Quando un'azienda valuta un IDP, il prezzo della licenza è spesso la prima cosa che guarda. Ma il costo reale di un progetto di automazione si nasconde altrove: nel tempo necessario per configurarlo, e in cosa succede il giorno in cui un processo cambia.
Il risultato pratico è che molte aziende, dopo aver scelto un tool di estrazione anche valido, si ritrovano bloccate ad aspettare il reparto IT o un fornitore esterno per ogni piccolo aggiustamento — proprio mentre il processo che dovevano automatizzare continua a essere gestito a mano, nell'attesa.
RIV4 elimina questo collo di bottiglia con due strumenti pensati per essere usati da chi conosce il processo aziendale, non da chi scrive codice:
In pratica, il funzionamento segue il modello DEEP (Detect, Extract, Enrich, Push) che sta alla base di RIV4: il documento viene acquisito da qualsiasi canale, i dati vengono estratti senza bisogno di template, arricchiti secondo le regole configurate nel Visual Workflow Designer, e infine inviati al sistema gestionale corretto.
Ogni passaggio di questa pipeline è configurabile senza scrivere una riga di codice.
Per Marco, questo ha significato una cosa molto concreta: quando due mesi dopo il go-live un fornitore ha cambiato il layout delle proprie fatture, non ha dovuto aprire un ticket né aspettare settimane.
Ha aggiornato la regola direttamente, nel giro di pochi minuti.
Una configurazione rapida non è solo comoda: cambia l'esito del progetto stesso.
Questo si traduce anche in un TCO (Total Cost of Ownership) più basso: nella matrice competitiva Rapidità di adozione vs Costo totale, RIV4 occupa un quadrante dove nessun altro player del mercato è presente — proprio perché elimina i costi di configurazione e manutenzione che pesano su ogni alternativa basata su sviluppo custom.
Questo approccio alla configurazione non è una promessa teorica: è il motivo per cui RIV4 è già attivo in produzione su oltre 200 implementazioni, in 24 settori diversi.
Tra le aziende che hanno già configurato RIV4 sui propri processi documentali: Leonardo, Porsche, Randstad, CRAI, Drivalia, STEF, Lechler.
Velion, l'azienda che ha sviluppato RIV4, è stata inserita da Fondazione Italia USA tra le 300 migliori startup del 2025, ed è finalista ai Document Manager Awards 2025 in due categorie — Data Capture/Recognition e Product of the Year.
Il modo più concreto per capire quanto è semplice configurare RIV4 non è leggerlo, ma vederlo: una sessione di 30 minuti sui tuoi documenti reali, dove puoi provare a descrivere tu stesso, in linguaggio naturale, cosa vorresti che il sistema facesse.
Prenota una demo di RIV4 e scopri quanto puoi automatizzare senza aprire un solo ticket con l'IT.