Federica è responsabile acquisti IT in un'azienda di medie dimensioni.
Sul suo tavolo ci sono tre preventivi per automatizzare l'inserimento di ordini e fatture: uno costa meno della metà degli altri due.
Sulla carta, sembra la scelta più ovvia.
Ma Federica ha già vissuto una volta la sorpresa di un progetto "economico" che, un anno dopo, costava più del doppio di quanto preventivato — tra sviluppo dell'integrazione, manutenzione, e un consulente esterno chiamato ogni volta che qualcosa cambiava.
Questa volta decide di fare una cosa che raramente viene fatta in fase di valutazione: non guarda solo il prezzo della licenza, ma prova a costruire il costo totale reale di ciascuna opzione, proiettato sui prossimi due anni.
Il risultato ribalta completamente la classifica di partenza.
L'opzione più economica sulla carta diventa la più costosa nel tempo. E quella che sembrava "cara" si rivela, conto alla mano, la scelta più conveniente.
Questo è esattamente il tipo di errore in cui cade chi valuta un IDP guardando solo il prezzo di listino.
Ed è un errore che si può evitare con un metodo semplice.
Quando si confrontano soluzioni di Intelligent Document Processing, il prezzo della licenza annuale è la prima cifra che salta all'occhio.
Ma è anche la meno informativa, per un motivo preciso: molti tool con un prezzo di listino basso sono tool di sola estrazione.
Restituiscono un dato letto dal documento — e si fermano lì.
Tutto quello che serve per portare quel dato dentro il sistema gestionale resta a carico del cliente:
Il percorso "lo costruiamo con un system integrator" è quello che rivela con più chiarezza il divario tra prezzo e costo reale: un progetto tipico dura 6-12 mesi, e il costo complessivo può superare di 5-10 volte quello della licenza annuale di una piattaforma pensata per fare questo nativamente.
Per confrontare davvero due soluzioni IDP, serve guardare oltre il canone annuale e includere quattro voci:
Sommando queste quattro voci su un orizzonte di due o tre anni, il quadro cambia radicalmente rispetto al solo confronto tra canoni di licenza.
Una soluzione che costa il 30% in meno all'anno, ma richiede sei mesi di sviluppo custom e un consulente ogni trimestre, quasi sempre costa di più nel tempo di una piattaforma con un canone più alto ma priva di costi di implementazione e manutenzione nascosti.
RIV4 è stato costruito esplicitamente per occupare la posizione migliore in questo calcolo, non per avere il prezzo di listino più basso.
Nella matrice competitiva Rapidità di adozione vs Costo totale, RIV4 occupa un quadrante dove nessun altro player del mercato è presente: massima velocità di attivazione, costo totale più basso della categoria.
Questo risultato non è un caso, ma la conseguenza diretta di come è costruita la piattaforma:
Il risultato misurato sui clienti in produzione: una riduzione dei tempi di gestione documentale tra il 60 e l'80%, con un ritorno sull'investimento tipico in 6-9 mesi.
Su un processo che coinvolge qualche migliaio di documenti al mese, il conto si fa rapidamente, ed è quasi sempre a favore di RIV4 rispetto alle alternative che sembrano più economiche sulla carta.
Per applicare questo framework in una trattativa reale, bastano tre domande dirette:
Le risposte a queste tre domande rivelano, quasi sempre, se si sta confrontando il prezzo di listino o il costo totale reale.
Tra le aziende che hanno scelto RIV4 dopo aver fatto proprio questo conto: Leonardo, Porsche, Randstad, CRAI, Drivalia, STEF, Lechler.
Il modo più concreto per vedere questo calcolo applicato alla tua azienda è farlo insieme, sui tuoi volumi reali: quanti documenti al mese, quante persone coinvolte, quanto tempo medio per documento.
Prenota una demo di RIV4 e costruisci insieme al nostro team il confronto tra il costo che sostieni oggi e il TCO reale di RIV4.